Organisationstalent Backoffice & Verwaltung (m/w/d) | Teilzeit 20–30 Std.

Warum wir genau dich brauchen
Damit sich unsere Teams voll auf die Mitglieder konzentrieren können, braucht es jemanden, der im Hintergrund alles im Griff hat. Dazu gehören Verträge, Anliegen, Bestellungen und die Lohnvorbereitung. Genau dafür suchen wir dich. Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen. Du sorgst dafür, dass unser Versprechen von persönlichem Service auch in der Verwaltung gilt. 

Mitglieder 

• Du bist Ansprechperson für Anliegen rund um die Mitgliedschaft, schriftlich und telefonisch.
• Du bearbeitest Kündigungen, Ruhezeiten und Tarifwechsel in Magicline, schnell und verbindlich.
• Du klärst Rücklastschriften und kümmerst dich um das Mahnwesen, freundlich im Ton und klar in der Sache.
• Du nimmst Beschwerden ernst, findet Lösungen und sorgst dafür, dass Mitglieder zufrieden bleiben. 

Team 

• Du bereitest die Lohnabrechnung vor: Arbeitszeiten aus Qplaner, Urlaub, Krankmeldungen, Provisionsabrechnungen.
• Du sorgst dafür, dass Unterlagen bei Ein- und Austritten vollständig sind.
• Du übergibst alles pünktlich zum Stichtag an die Finanzabteilung. 

Clubs 

• Du bündelst den Einkauf für alle 5 Clubs, von Getränken über Reinigung bis Büro.
• Du vergleichst Angebote, bestellst und prüfst Lieferungen und Rechnungen.

Organisation 

• Du betreust das zentrale Postfach und kümmerst dich um Rückrufe.
• Du kümmerst dich um Ablage, Dienstleisterverträge und Fristen.

Das bringst du mit 

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel Büromanagement, oder vergleichbare Erfahrung
• Erste Erfahrung in Lohnvorbereitung oder Personalverwaltung
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, vor allem Excel. Erfahrung mit Magicline oder einer ähnlichen Mitgliederverwaltung ist ein Plus.
• Einen freundlichen, klaren Ton, auch wenn ein Gespräch mal schwierig wird
• Eine strukturierte Arbeitsweise: Du hältst Fristen ein und behältst den Überblick, auch wenn viel gleichzeitig kommt.
• Diskretion im Umgang mit Personal- und Mitgliederdaten
• Ein Herz für Fitness und Gesundheit – am besten trainierst du selbst gern.